Freelancer-Preiskalkulation: PayPal-Gebühren richtig einrechnen
Als Freelancer müssen Sie PayPal-Gebühren in Ihre Honorare einkalkulieren, sonst schmälern sie Ihre Marge. Dieser Guide zeigt Ihnen drei bewährte Kalkulationsmethoden, professionelle Rechnungsvorlagen und wie Sie das Thema mit Kunden kommunizieren.
💡 Das Wichtigste auf einen Blick
1. Warum Sie PayPal-Gebühren einkalkulieren müssen
Viele Freelancer machen den Fehler, PayPal-Gebühren als "notwendiges Übel" zu akzeptieren und sie einfach von ihrem Honorar abzuziehen. Das Problem: Sie arbeiten damit faktisch günstiger als geplant.
📊 Beispiel: Der versteckte Verlust
❌ Falsche Kalkulation
Problem: Sie haben 2.5% weniger verdient als geplant!
✅ Richtige Kalkulation
Ergebnis: Sie erhalten exakt Ihr gewünschtes Honorar!
💰 Der Unterschied über ein Jahr
Bei einem Jahresumsatz von €50,000 und durchschnittlich €1,000 pro Projekt:
2. Drei Kalkulationsmodelle im Vergleich
Es gibt verschiedene Ansätze, wie Sie PayPal-Gebühren in Ihre Preise einbauen können. Hier sind die drei gängigsten Methoden mit ihren Vor- und Nachteilen:
Modell 1: Inklusiv-Preise (Empfohlen)
Gebühren sind im Preis enthalten
Wie es funktioniert:
Sie berechnen Ihre Preise so, dass nach Abzug der PayPal-Gebühr Ihr gewünschtes Netto-Honorar übrig bleibt. Der Kunde sieht nur einen Endpreis.
Rechenbeispiel:
- • Einfach für den Kunden
- • Professionell
- • Keine Diskussionen
- • Planbare Einnahmen
- • Preise wirken höher
- • Kunde zahlt Gebühr mit
💡 Tipp: Nutzen Sie unseren Rückwärts-Rechner um den exakten Rechnungsbetrag zu ermitteln.
Modell 2: Transparente Aufschlüsselung
Gebühren separat ausweisen
Wie es funktioniert:
Sie weisen auf der Rechnung Ihr Honorar und die PayPal-Gebühr als separate Positionen aus. Der Kunde sieht genau, was wohin geht.
Rechnungsbeispiel:
- • Volle Transparenz
- • Kunde versteht Kosten
- • Ehrliche Kommunikation
- • Kann Diskussionen auslösen
- • Wirkt weniger professionell
- • Kunde könnte Alternative fordern
Modell 3: Duale Preisgestaltung
Kunde wählt Zahlungsart
Wie es funktioniert:
Sie bieten zwei Preise an: einen für Banküberweisung (günstiger) und einen für PayPal (mit Gebühr). Der Kunde entscheidet selbst.
Angebotsbeispiel:
- • Kunde hat Wahlfreiheit
- • Faire Lösung für beide
- • Mehr Überweisungen = weniger Gebühren
- • Komplexere Abrechnung
- • Zwei Preise zu verwalten
- • Kunde muss entscheiden
🏆 Unsere Empfehlung
Für die meisten Freelancer ist Modell 1 (Inklusiv-Preise) die beste Wahl. Es ist professionell, einfach und vermeidet Diskussionen.
Modell 3 (Duale Preise) eignet sich gut, wenn Sie viele Stammkunden haben, die bereit sind per Überweisung zu zahlen.
3. Professionelle Vorlagen zum Kopieren
Nutzen Sie diese erprobten Vorlagen für Ihre Rechnungen und E-Mails. Einfach kopieren, anpassen und verwenden.
📄 Rechnungsvorlage (Inklusiv-Modell)
RECHNUNG #2025-001 Rechnungsdatum: 24.10.2025 Leistungszeitraum: 01.10.2025 - 20.10.2025 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ LEISTUNGEN: Webdesign und Entwicklung Landing Page mit responsivem Design inkl. 2 Korrekturschleifen Honorar: €1,025.60 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ GESAMTBETRAG: €1,025.60 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ZAHLUNGSINFORMATIONEN: Bitte zahlen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto: PayPal: ihre-email@beispiel.de Alternativ: SEPA-Überweisung IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ihr Name
✉️ E-Mail-Vorlage: Angebot mit PayPal-Option
Betreff: Angebot für [Projektname]
Sehr geehrte/r [Name],
vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne erstelle ich Ihnen ein Angebot für [Projektbeschreibung].
Leistungsumfang:
• [Leistung 1]
• [Leistung 2]
• [Leistung 3]
Honorar: €1,025.60
(Dieser Betrag beinhaltet alle Kosten inkl. Zahlungsabwicklung)
Zahlungsoptionen:
• PayPal (sofort verfügbar)
• SEPA-Überweisung (1-2 Werktage)
Bei Interesse sende ich Ihnen gerne eine detaillierte Rechnung zu.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
✉️ E-Mail-Vorlage: Rechnung mit Erklärung
Betreff: Rechnung #2025-001 für [Projektname]
Sehr geehrte/r [Name],
anbei erhalten Sie die Rechnung für die erbrachten Leistungen.
Rechnungsbetrag: €1,025.60
Zahlungsziel: 14 Tage
Sie können bequem per PayPal zahlen:
ihre-email@beispiel.de
Hinweis: Der Rechnungsbetrag ist so kalkuliert, dass nach Abzug der PayPal-Transaktionsgebühr das vereinbarte Honorar von €1,000 bei mir ankommt. Alternativ können Sie auch per SEPA-Überweisung zahlen.
Vielen Dank für die angenehme Zusammenarbeit!
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
4. Monatliche und jährliche Kostenplanung
Behalten Sie Ihre PayPal-Kosten im Blick und planen Sie vorausschauend. Hier sind praktische Beispiele für verschiedene Einkommensstufen.
Starter
Nebenbei freelancen
Professional
Vollzeit-Freelancer
Expert
Etablierter Freelancer
🧮 Berechnen Sie Ihre eigenen Kosten
Nutzen Sie unseren Massenrechner, um Ihre tatsächlichen monatlichen oder jährlichen PayPal-Kosten zu ermitteln:
Zum Massenrechner →5. Praktische Tipps und Kundenkommunikation
✅ Tipp 1: Preise von Anfang an richtig kalkulieren
Integrieren Sie PayPal-Gebühren direkt in Ihre Grundpreise. Wenn Sie €80/Stunde verdienen möchten, rechnen Sie nicht €80, sondern €82.05 ab.
Beispiel: €80 ÷ 0.9751 + €0.35 = €82.05/Stunde
✅ Tipp 2: Kommunizieren Sie proaktiv
Erklären Sie Ihren Kunden vorab, wie Sie kalkulieren. Die meisten haben Verständnis, wenn Sie ehrlich sind.
"Meine Preise sind so kalkuliert, dass nach Abzug der Zahlungsgebühren mein Honorar vollständig bei mir ankommt. Alternativ biete ich Ihnen gerne einen Rabatt von 2.5% bei Zahlung per Überweisung an."
✅ Tipp 3: Bieten Sie Alternativen an
Geben Sie Kunden die Wahl zwischen PayPal (bequem, sofort) und Überweisung (günstiger, dauert länger). Viele wählen trotzdem PayPal aus Bequemlichkeit.
✅ Tipp 4: Dokumentieren Sie Ihre Kosten
Führen Sie eine Liste Ihrer PayPal-Transaktionen. Diese Kosten sind steuerlich absetzbar als Betriebsausgaben.
✅ Tipp 5: Internationale Kunden gesondert behandeln
Bei internationalen Zahlungen fallen 3.99% statt 2.49% an, plus Wechselkursgebühren. Kalkulieren Sie hier mit 7-8% Gesamtkosten.
Fazit: Professionell kalkulieren = Mehr verdienen
Als Freelancer ist es essenziell, alle Kosten – einschließlich PayPal-Gebühren – in Ihre Preiskalkulation einzubeziehen. Mit den richtigen Tools und transparenter Kommunikation gelingt das problemlos.