PayPal mit Lexoffice verbinden: Gebühren automatisch buchen
Lexoffice ist eine der beliebtesten Buchhaltungslösungen für deutsche Selbstständige und kleine Unternehmen. Mit der PayPal-Integration sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der Buchführung.
1. PayPal-Konto mit Lexoffice verbinden
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- 1Lexoffice öffnen: Melden Sie sich bei Ihrem Lexoffice-Konto an
- 2Bankkonto hinzufügen: Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Online-Banking" → "Konto hinzufügen"
- 3PayPal auswählen: Suchen Sie "PayPal" in der Liste der Banken
- 4Autorisieren: Melden Sie sich mit Ihren PayPal-Zugangsdaten an und erteilen Sie Lexoffice Zugriff
2. PayPal-Gebühren richtig buchen
Standard-Buchung
Lexoffice importiert PayPal-Transaktionen automatisch. Die Gebühren werden als separate Position erkannt:
- Bruttoeinnahme wird als Erlös gebucht
- PayPal-Gebühr wird auf Konto "Bankgebühren" gebucht
- Vorsteuer wird automatisch berechnet (19%)
SKR03/SKR04 Kontenrahmen
Lexoffice verwendet standardmäßig den SKR03-Kontenrahmen (DATEV-Standard). PayPal-Transaktionen werden typischerweise auf folgende Konten gebucht:
| SKR03 | SKR04 | Bezeichnung |
|---|---|---|
| 1200 | 1800 | Bank (PayPal-Konto) |
| 4910 | 6855 | Bankgebühren/Zinsaufwendungen |
| 1571 | 1406 | Abziehbare Vorsteuer 19% |
| 8400 | 4400 | Erlöse 19% USt |
Hinweis: Die angegebenen Kontonummern entsprechen dem DATEV-Standard. Lexoffice kann je nach Konfiguration leicht abweichende Konten verwenden. Prüfen Sie im Zweifel Ihren individuellen Kontenrahmen unter "Einstellungen" → "Buchhaltung" → "Kontenrahmen".
Beispiel-Buchungssatz
DATEV-Export
Für Steuerberater kann der DATEV-Export direkt aus Lexoffice erfolgen:
- 1.Finanzen → Belege → Zeitraum auswählen
- 2."Export" → "DATEV" auswählen
- 3.Datei wird als ZIP generiert (enthält: EXTF_Buchungsstapel.csv + EXTF_Wiederkehrende_Buchungen.csv)
- 4.PayPal-Gebühren sind bereits mit korrektem Steuerschlüssel (9 = Vorsteuer 19%) markiert
3. Gebührenberechnung und Buchungsprüfung
Gebühren korrekt erfassen
PayPal berechnet Gebühren nach verschiedenen Tarifmodellen (Stand: November 2025). Wichtig für die Buchführung:
- Standardtarif Deutschland: 2,49% + 0,35€ pro Transaktion (laut PayPal-Preisübersicht November 2025)
- Währungsumrechnungsgebühr: Zusätzlich 3,5% - 4,5% bei Fremdwährungen (variiert nach Währungspaar, siehe PayPal-Wechselkursrechner)
- Lexoffice-Import: Gebühren werden automatisch als separate Position erkannt und gebucht
💡 Tipp: Gebühren vorab berechnen
Nutzen Sie unseren Gebührenrechner, um die exakten PayPal-Gebühren vor der Buchung zu ermitteln und mit den importierten Werten abzugleichen.
Zum PayPal-Gebührenrechner →Kontrollmechanismen
Prüfen Sie regelmäßig, ob die importierten Gebühren mit den tatsächlichen PayPal-Abrechnungen übereinstimmen:
- 1PayPal-Monatsabrechnung herunterladen: PayPal → Aktivitäten → Berichte → Transaktionsbericht
- 2Lexoffice-Summe prüfen: Finanzen → Kontenübersicht → Konto 4910 (Bankgebühren) filtern
- 3Abweichungen klären: Bei Differenzen einzelne Transaktionen manuell abgleichen
4. Best Practices und Automatisierung
Täglicher Abruf aktivieren
Aktivieren Sie den automatischen Tagesabruf, damit Transaktionen sofort in Lexoffice erscheinen.
Buchungsregeln einrichten
Erstellen Sie Buchungsregeln für wiederkehrende Transaktionen, um die Zuordnung zu automatisieren.
Monatsabgleich durchführen
Vergleichen Sie am Monatsende den Lexoffice-Kontostand (Konto 1200) mit dem PayPal-Guthaben. Bei Abweichungen prüfen Sie auf fehlende Transaktionen oder doppelte Buchungen.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die Vorsteuer aus PayPal-Gebühren wird automatisch in die UStVA übernommen (Zeile 66: Vorsteuerabzug).
→ Mehr zur Umsatzsteuer-Buchung5. Häufige Probleme und Lösungen
PayPal-Verbindung wird nicht hergestellt▼
Mögliche Ursachen:
- PayPal-Zugangsdaten falsch eingegeben
- Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht abgeschlossen
- PayPal-Konto noch nicht verifiziert
Lösung:
Löschen Sie die bestehende Verbindung in Lexoffice (Einstellungen → Online-Banking → PayPal → Löschen) und richten Sie die Verbindung neu ein. Stellen Sie sicher, dass Sie bei PayPal als Kontoinhaber angemeldet sind.
Gebühren werden nicht automatisch gebucht▼
Problem: PayPal-Transaktionen werden importiert, aber die Gebühren fehlen.
Lösung:
- Prüfen Sie in Lexoffice unter "Finanzen" → "Kontenumsätze", ob die Gebühr als separate Position erscheint
- Falls ja: Markieren Sie die Gebühr und buchen Sie sie manuell auf Konto 4910
- Falls nein: Erstellen Sie eine manuelle Buchung basierend auf Ihrer PayPal-Abrechnung
Doppelte Transaktionen nach manuellem Import▼
Problem: Transaktionen wurden manuell importiert und später nochmals automatisch abgerufen.
Lösung:
Lexoffice erkennt Duplikate anhand der Transaktions-ID. Wenn trotzdem Duplikate entstehen:
- Gehen Sie zu "Finanzen" → "Kontenumsätze"
- Filtern Sie nach Datum und Betrag
- Löschen Sie die doppelte Transaktion (erkennbar an identischem Buchungstext)
- Prüfen Sie, ob die UStVA noch korrekt ist
Falsche Vorsteuer bei Gebühren▼
Problem: Lexoffice berechnet 0% oder 7% Vorsteuer statt 19%.
Ursache: Falsche Steuerzuordnung oder veraltete Lexoffice-Version.
Lösung:
- Öffnen Sie die betroffene Buchung
- Ändern Sie den Steuersatz manuell auf "19% Vorsteuer"
- Alternativ: Erstellen Sie eine Buchungsregel mit festem Steuersatz für PayPal-Gebühren
⚠️ Wichtig: PayPal-Gebühren unterliegen der Vorsteuer von 19% gemäß § 15 Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz), da PayPal (Europe) S.à r.l. als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in der EU agiert.
Historische Transaktionen importieren▼
Frage: Kann ich PayPal-Transaktionen aus der Vergangenheit importieren?
Antwort:
Ja, beim Erstverbindung fragt Lexoffice, ab welchem Datum Transaktionen importiert werden sollen. Standardmäßig werden die letzten 90 Tage abgerufen.
Für ältere Transaktionen:
- Laden Sie den PayPal-Transaktionsbericht als CSV herunter
- Nutzen Sie die Lexoffice-CSV-Importfunktion (Finanzen → Import)
- Ordnen Sie die CSV-Spalten den Lexoffice-Feldern zu
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie hoch sind die PayPal-Gebühren bei Lexoffice-Integration?▼
Die PayPal-Gebühren bleiben unverändert und betragen (Stand November 2025, Quelle: PayPal Deutschland):
- Inlandsgeschäfte: 2,49% + 0,35€ pro Transaktion
- Auslandsgeschäfte (EU): 3,49% + 0,35€
- Währungsumrechnung: Zusätzlich durchschnittlich 3,5% - 4,5% (variiert je nach Währung)
Die Lexoffice-Integration selbst ist kostenfrei. Sie zahlen nur die reguläre Lexoffice-Abo-Gebühr (Stand November 2025: ab 9,90€/Monat für Tarif "S") und die normalen PayPal-Transaktionsgebühren.
Wird die Lexoffice-Integration von PayPal offiziell unterstützt?▼
Ja, Lexoffice nutzt die offizielle PayPal-API über FinAPI (FinAPI GmbH, Frankfurt - ein von der BaFin zertifizierter Kontoinformationsdienstleister gemäß PSD2-Richtlinie EU 2015/2366). Die Verbindung ist sicher und wird von beiden Unternehmen unterstützt.
Bei technischen Problemen können Sie sich sowohl an den Lexoffice-Support als auch an PayPal wenden.
Muss ich PayPal-Gebühren manuell als Betriebsausgabe erfassen?▼
Nein, Lexoffice erkennt PayPal-Gebühren automatisch und bucht sie auf das Konto "Bankgebühren" (SKR03: 4910 "Zinsaufwendungen", SKR04: 6855 "Zinsaufwendungen"). Diese sind automatisch als Betriebsausgabe gemäß § 4 Abs. 4 EStG steuerlich absetzbar.
Die Vorsteuer (19%) wird ebenfalls automatisch berücksichtigt und in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernommen.
Können mehrere PayPal-Konten mit Lexoffice verbunden werden?▼
Ja, Lexoffice erlaubt die Verbindung mehrerer PayPal-Konten. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Geschäftsbereiche oder Marken betreiben.
So fügen Sie ein weiteres Konto hinzu:
- Einstellungen → Online-Banking → "Weiteres Konto hinzufügen"
- PayPal auswählen und mit dem zweiten Konto anmelden
- Jedes Konto wird als separate "Bank" in Lexoffice geführt
Wie sicher ist die Verbindung zwischen PayPal und Lexoffice?▼
Die Verbindung ist nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt:
- OAuth 2.0: Keine Speicherung Ihrer PayPal-Zugangsdaten bei Lexoffice
- Nur-Lese-Zugriff: Lexoffice kann nur Transaktionen abrufen, keine Zahlungen ausführen
- PSD2-zertifiziert: FinAPI als regulierter Kontoinformationsdienstleister
- SSL/TLS-Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen sind verschlüsselt
Sie können die Verbindung jederzeit in Ihrem PayPal-Konto unter "Einstellungen" → "Datenschutz" → "Apps verwalten" widerrufen.
Fazit: PayPal-Lexoffice-Integration für effiziente Buchhaltung
Die Integration von PayPal mit Lexoffice ist eine der effizientesten Lösungen für Selbstständige und kleine Unternehmen in Deutschland. Sie automatisiert nicht nur den Import von Transaktionen, sondern gewährleistet auch die korrekte Buchung nach SKR03/SKR04-Standards mit automatischer Vorsteuerberechnung.
Zentrale Vorteile:
- Zeitersparnis durch automatischen Tagesabruf (keine manuelle Eingabe)
- Fehlerminimierung durch korrekte Kontenzuordnung (4910 Bankgebühren, 1571 Vorsteuer 19%)
- DATEV-konforme Exportfunktion für nahtlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern
- Vollständige Kontrolle durch Monatsabgleich und Transaktionsprüfung
- Rechtssicherheit durch automatische Umsatzsteuer-Voranmeldung
💡 Praxis-Tipp: Kombinieren Sie die Lexoffice-Integration mit unserem Gebührenrechner, um vor Vertragsabschluss die zu erwartenden PayPal-Kosten zu kalkulieren und diese später mit den importierten Werten abzugleichen. So behalten Sie volle Transparenz über Ihre Transaktionskosten.
Weiterführende Ressourcen
PayPal-Gebührenrechner
Berechnen Sie exakte PayPal-Gebühren für alle Transaktionsarten inkl. Währungsumrechnung und Tarifoptionen.
Jetzt berechnen →PayPal & Umsatzsteuer
Wie Sie PayPal-Gebühren steuerlich korrekt behandeln: Vorsteuerabzug, UStVA-Meldung und Betriebsausgaben.
Mehr erfahren →PayPal-Meldepflicht (DAC7)
Welche PayPal-Umsätze automatisch ans Finanzamt gemeldet werden und was Sie beachten müssen.
Mehr erfahren →PayPal-Gebühren-Tabelle
Komplette Übersicht aller PayPal-Gebühren 2025: Inland, EU, International, Währungsumrechnung.
Tabelle ansehen →Quellenverzeichnis
Alle Angaben in diesem Artikel basieren auf offiziellen Quellen und gesetzlichen Grundlagen:
- PayPal-Gebühren: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Preisübersicht für Deutschland (Stand: November 2025), abrufbar unter paypal.com/de
- Umsatzsteuerrecht: § 15 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) - Vorsteuerabzug, Bundesministerium der Justiz
- Einkommensteuerrecht: § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) - Betriebsausgaben, Bundesministerium der Justiz
- DATEV-Standards: DATEV eG, SKR03/SKR04 Kontenrahmen, Extraktionsformat (EXTF), datev.de
- PSD2-Regulierung: Richtlinie (EU) 2015/2366 über Zahlungsdienste im Binnenmarkt, EUR-Lex
- FinAPI Zertifizierung: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), Unternehmensdatenbank, bafin.de
- Lexoffice-Funktionen: Lexoffice GmbH & Co. KG (Haufe Group), Produktdokumentation und Preisliste (Stand: November 2025), lexoffice.de
Letzte Aktualisierung: 23. November 2025. Alle Angaben ohne Gewähr. Gebühren, Tarife und gesetzliche Regelungen können sich ändern. Bitte prüfen Sie aktuelle Konditionen direkt bei PayPal und Lexoffice.
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