PayPal-Gebühren und Umsatzsteuer: Korrekter Umgang in der Buchhaltung
PayPal-Gebühren enthalten 19% Umsatzsteuer nach §13b UStG (Reverse-Charge). Als Regelbesteuerer können Sie die Vorsteuer abziehen – dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie PayPal-Gebühren berechnen, korrekt buchen und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung eintragen.
⚖️ Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel gibt einen Überblick über die steuerliche Behandlung von PayPal-Gebühren. Für Ihre individuelle Situation konsultieren Sie bitte einen Steuerberater.
1. Grundlagen: Umsatzsteuer in PayPal-Gebühren
📊 Die wichtigsten Fakten
- PayPal-Gebühren unterliegen 19% Umsatzsteuer nach deutschem Recht (Reverse-Charge)
- Steuerschuldnerschaft verlagert sich auf deutschen Unternehmer (§13b UStG)
- Vorsteuerabzug möglich für vorsteuerabzugsberechtigte Regelbesteuerer
Wer berechnet die Umsatzsteuer?
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. ist in Luxemburg ansässig und erbringt Zahlungsdienstleistungen an deutsche Unternehmen. Nach §13b UStG (Reverse-Charge) verlagert sich die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger, d.h. auf Sie als deutschen Unternehmer. Mehr zu den aktuellen Gebühren 2025.
🔍 Was bedeutet das konkret?
PayPal weist in Ihren Kontoauszügen die Gebühren netto aus. Sie müssen die Umsatzsteuer selbst berechnen und in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung sowohl als Umsatzsteuer (wegen Reverse-Charge) als auch alsVorsteuer (wenn vorsteuerabzugsberechtigt) angeben.
Ergebnis: Bei Regelbesteuerern neutralisiert sich der Effekt. Kleinunternehmer nach §19 UStG können keine Vorsteuer geltend machen.
2. Buchungsbeispiele nach DATEV-Standard
📚 Standardbuchung für Regelbesteuerer
Beispiel: PayPal-Gebühr von 3,00 € (netto)
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 4910 | Bankgebühren | 3,00 € | — |
| 1576 | Abziehbare Vorsteuer 19% | 0,57 € | — |
| 1200 | Bank | — | 3,57 € |
Reverse-Charge-Buchung (zusätzlich erforderlich):
- • Umsatzsteuer aus Reverse-Charge: 0,57 € (Zeile 48 UVA)
- • Vorsteuerabzug: 0,57 € (Zeile 67 UVA)
🏢 Buchung für Kleinunternehmer (§19 UStG)
Als Kleinunternehmer können Sie keine Vorsteuer geltend machen. Die Gebühren werden brutto als Betriebsausgabe gebucht.
Beispiel: PayPal-Gebühr von 3,57 € (brutto)
| Konto | Bezeichnung | Soll | Haben |
|---|---|---|---|
| 4910 | Bankgebühren | 3,57 € | — |
| 1200 | Bank | — | 3,57 € |
2.5 Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA): Schritt-für-Schritt
Nach der Buchung müssen Sie die PayPal-Gebühren in Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) korrekt erfassen. Hier ist die exakte Vorgehensweise für ELSTER:
📋 ELSTER-Eintragung in 4 Schritten
Reverse-Charge Umsatzsteuer erfassen
Formular: Umsatzsteuer-Voranmeldung → Abschnitt C → Zeile 48
Bezeichnung: "Leistungsempfänger als Steuerschuldner (§ 13b UStG)"
Betrag: Summe aller PayPal-Gebühren (netto) × 19% = Umsatzsteuer
Vorsteuerabzug geltend machen
Formular: Umsatzsteuer-Voranmeldung → Abschnitt D → Zeile 67
Bezeichnung: "Vorsteuerabzug für Leistungen im Sinne des § 13b UStG"
Betrag: Derselbe Betrag wie in Zeile 48 (sofern vorsteuerabzugsberechtigt)
Zahllast prüfen
Bei Regelbesteuerern neutralisieren sich Zeile 48 und 67 gegenseitig. Die PayPal-Gebühren haben keinen Einfluss auf Ihre Zahllast.
Kleinunternehmer: Keine Eintragung erforderlich (kein Vorsteuerabzug möglich)
Dokumentation archivieren
Legen Sie eine monatliche Übersicht an mit:
- • Summe aller PayPal-Gebühren (netto)
- • Berechnete Umsatzsteuer (19%)
- • Referenz zu PayPal-Kontoauszügen
- • Buchungsbelegnummern
Häufige Fehler vermeiden
- ✗Falsch: PayPal-Gebühren in Zeile 35 (steuerpflichtige Umsätze) eintragen
- ✗Falsch: Nur Zeile 48 ausfüllen, aber Zeile 67 vergessen
- ✗Falsch: Bruttobetrag statt Nettobetrag verwenden
- ✓Richtig: Nettobetrag × 0,19 in beide Zeilen (48 + 67) eintragen
3. DATEV-Kontenrahmen SKR03/SKR04
SKR03 (Empfohlen)
- Bankgebühren:4910
- Vorsteuer 19%:1576
- Bank:1200
SKR04 (Alternative)
- Bankgebühren:6855
- Vorsteuer 19%:1406
- Bank:1800
Alternative Konten
Manche Steuerberater bevorzugen Konto 4930 (Zahlungsverkehrsgebühren)statt 4910. Beide sind zulässig. Wichtig ist die konsistente Anwendung.Gebühren optimieren
4. Vorsteuerabzug: Wer ist berechtigt?
✅ Vorsteuerabzugsberechtigt
- Regelbesteuerte Unternehmen – Volle Vorsteuer absetzbar
- Gemischte Umsätze – Anteiliger Vorsteuerabzug nach §15 Abs. 4 UStG
❌ Nicht vorsteuerabzugsberechtigt
- Kleinunternehmer §19 UStG – Keine Vorsteuer absetzbar
- Steuerfreie Umsätze §4 UStG – Z.B. Ärzte, Versicherungen (mit Ausnahmen)
4.5 Vergleichstabelle: Regelbesteuerer vs. Kleinunternehmer
Die Behandlung von PayPal-Gebühren unterscheidet sich grundlegend zwischen Regelbesteuerern und Kleinunternehmern. Diese Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:
| Aspekt | Regelbesteuerer | Kleinunternehmer (§19 UStG) |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer (19%) | Nach §13b UStG selbst berechnen (Reverse-Charge) | Keine USt-Berechnung erforderlich |
| Vorsteuerabzug | Möglich – 19% absetzbar | ✗Nicht möglich |
| Buchung (Beispiel 3€) | Soll 4910: 3,00€ (netto) Soll 1576: 0,57€ (VSt) Haben 1200: 3,57€ | Soll 4910: 3,57€ (brutto) Haben 1200: 3,57€ |
| UVA-Eintragung | Zeile 48: USt (0,57€) Zeile 67: VSt (0,57€) → Neutralisiert sich | Keine UVA erforderlich |
| Finanzielle Auswirkung | Neutral Vorsteuer gleicht USt aus | Höhere Kosten Volle Bruttogebühr als Ausgabe |
| Effektive Belastung (100€ Gebühren) | 100,00 € Netto = Effektiv | 119,00 € Brutto (inkl. 19% USt) |
💡 Fazit
Regelbesteuerer haben durch den Vorsteuerabzug einen klaren Vorteil: Sie zahlen effektiv nur den Nettobetrag. Kleinunternehmer tragen die volle Bruttogebühr, da sie keine Vorsteuer geltend machen können.Mehr zur Kontowahl
5. Dokumentation für das Finanzamt
Wichtig: PayPal stellt keine Rechnungen aus
PayPal versendet keine Rechnungen über Transaktionsgebühren. Die Kontoauszügedienen als Beleggrundlage gemäß §14 Abs. 1 UStG.
✓ Erforderliche Dokumentation
- Monatliche PayPal-Kontoauszüge als PDF herunterladen und archivieren
- Transaktionsdetails mit Rechnungsnummern/Kundennamen verknüpfen
- Gebührenübersicht pro Monat/Jahr erstellen (z.B. Excel-Tabelle)
- Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre gemäß §147 AO
5.5 Praxisbeispiel: Monatliche Abrechnung
So sieht die komplette Abrechnung in der Praxis aus. Dieses realistische Beispiel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einen Monat mit PayPal-Gebühren abrechnen:
📊 Beispiel: Online-Shop im März 2025
Transaktionsübersicht (10 Verkäufe)
| Datum | Betrag | Gebühr (netto) | USt (19%) | Gebühr (brutto) |
|---|---|---|---|---|
| 01.03. | 50,00 € | 1,74 € | 0,33 € | 2,07 € |
| 05.03. | 120,00 € | 3,74 € | 0,71 € | 4,45 € |
| 08.03. | 75,00 € | 2,54 € | 0,48 € | 3,02 € |
| 12.03. | 200,00 € | 6,14 € | 1,17 € | 7,31 € |
| 15.03. | 90,00 € | 2,94 € | 0,56 € | 3,50 € |
| 18.03. | 150,00 € | 4,74 € | 0,90 € | 5,64 € |
| 22.03. | 65,00 € | 2,24 € | 0,43 € | 2,67 € |
| 25.03. | 180,00 € | 5,64 € | 1,07 € | 6,71 € |
| 28.03. | 110,00 € | 3,54 € | 0,67 € | 4,21 € |
| 30.03. | 95,00 € | 3,09 € | 0,59 € | 3,68 € |
| Summe März 2025 | 36,35 € | 6,91 € | 43,26 € | |
* Berechnung basiert auf PayPal-Standardgebühr 2,49% + 0,35€ pro Transaktion
1️⃣ DATEV-Buchung (Regelbesteuerer)
2️⃣ UVA-Eintragung März
Was Sie daraus lernen
- →Bei 1.135 € Umsatz fallen 43,26 € Bruttogebühren an (3,81% effektiv)
- →Als Regelbesteuerer zahlen Sie effektiv nur 36,35 € (durch Vorsteuerabzug)
- →Als Kleinunternehmer würden Sie die vollen 43,26 € tragen
- →Ersparnis durch Regelbesteuerung: 6,91 € pro Monat = 82,92 € pro Jahr
💡 Tipp: Nutzen Sie unseren PayPal Gebührenrechner um Ihre eigenen monatlichen Gebühren exakt zu berechnen und direkt die Netto/Brutto-Aufteilung für Ihre Buchhaltung zu erhalten. Spart Zeit und verhindert Rechenfehler!
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich PayPal-Gebühren in der EÜR angeben?
Ja, PayPal-Gebühren sind Betriebsausgaben und müssen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) unter Zeile 60 (Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben) oder Zeile 51 (Rechts- und Beratungskosten) erfasst werden. Die zugehörige Vorsteuer wird in Zeile 63 eingetragen.
Wie berechne ich die Umsatzsteuer auf PayPal-Gebühren?
Formel: Nettobetrag × 0,19 = Umsatzsteuer
Beispiel: Bei 5,00 € Gebühr (netto) → 5,00 € × 0,19 = 0,95 € USt → Brutto: 5,95 €
PayPal zieht den Bruttobetrag direkt vom Konto ab. Die Aufteilung in Netto/USt müssen Sie selbst vornehmen.
Gilt der Vorsteuerabzug auch für Auslandsgebühren?
Ja, auch bei internationalen Transaktionen mit höheren Gebühren (z.B. 3,99% + 0,35€) ist die 19%ige Umsatzsteuer enthalten und vorsteuerabzugsberechtigt – vorausgesetzt, Sie sind regelbesteuert. Die Währungsumrechnungsgebühr (3,5-4%) enthält ebenfalls Umsatzsteuer.
Muss ich PayPal-Gebühren ans Finanzamt melden (DAC7)?
PayPal meldet seit 2024 Ihre Einnahmen (nicht die Gebühren) automatisch ans Finanzamt, wenn Sie mehr als 30 Transaktionen oder 2.000€ Umsatz pro Jahr haben (DAC7-Regelung).
Die Gebühren selbst müssen Sie nicht separat melden – diese erfassen Sie nur in Ihrer Buchhaltung und EÜR/Bilanz als Betriebsausgaben.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Das Finanzamt prüft:
- Vollständigkeit der Kontoauszüge (lückenlose Archivierung)
- Korrekte Verbuchung (Aufwandskonto + Vorsteuer)
- Ordnungsgemäße Reverse-Charge-Behandlung in der UVA
- Nachvollziehbarkeit der Berechnungen
Empfehlung: Legen Sie eine jährliche Übersicht aller PayPal-Gebühren an.
Zusammenfassung & Handlungsempfehlungen
Weiterführende Ressourcen
💰 PayPal Gebührenrechner
Berechnen Sie exakte Netto- und Bruttobeträge für Ihre Buchhaltung – mit automatischer USt-Aufteilung für DATEV-Buchungen.
📊 Gebührentabelle 2025
Vollständige Übersicht aller aktuellen PayPal-Gebühren für Deutschland – als Referenz für Ihre Betriebsausgaben-Planung.
⚙️ Konto-Einstellungen optimieren
Reduzieren Sie PayPal-Gebühren durch optimale Konto-Konfiguration – weniger Betriebsausgaben bedeuten höheren Gewinn.
🏢 Business-Gebühren im Detail
Spezialwissen für gewerbliche Nutzer: Rabattstaffeln, Merchant Rates und Volumen-Discounts verstehen.
Praxis-Tipp: Nutzen Sie den Gebührenrechner monatlich, um die exakten Beträge für Ihre Buchhaltung zu ermitteln. Dies erleichtert die DATEV-Buchung und EÜR-Erstellung erheblich.